فناوری‌های دیجیتال این امکان را فراهم کرده که اعضای مختلف یک تیم بدون این‌که کنار هم حضور داشته باشند، تنها از طریق ابزارهای مختلف ارتباطی مثل ایمیل و پیام‌رسان‌ها با هم در ارتباط باشند. با این‌که این سبک از کار تیمی موجب صرفه جویی قابل توجهی در هزینه‌ها بویژه هزینه تهیه مکان، رفت و آمد یا هزینه‌های جانبی دیگر می‌شود، اما معایبی هم دارد. شاید اصلی‌ترین مشکل در اجرای پروژه‌ای در قالب یک تیم مجازی، دشوار بودن هماهنگی میان اعضای مختلف آن است.
فرض کنید شما سرپرست یک تیم طراحی وبسایت هستید. از آنجا که افراد مختلفی (اعم از برنامه‌نویسان و گرافیست‌ها) باید برای طراحی یک سایت کنار هم فعالیت کنند و گاهی ادامه کار یکی به تکمیل کار دیگری وابسته است، باید هماهنگی فراوانی را بین این نفرات انجام داد که البته کار دشواری است. اما این مشکل هم راه‌حلی دیجیتال دارد! چندین سرویس آنلاین مدیریت پروژه در دنیا در اختیار کاربران قرار دارد که هر یک ویژگی‌های خاص خود را دارد. یکی از محبوب‌ترین این سرویس‌ها ترلو (Trello) نام دارد.

پیش از این‌که به چگونگی استفاده از سیستم مدیریت پروژه ترلو بپردازیم، بیایید ببینیم یک تیم در حالت عادی چگونه گام‌های پروژه و تکالیف هر یک از اعضا را مشخص می‌کند.

یکی از رایج‌ترین و البته ساده‌ترین شیوه‌ها برای پیشبرد پروژه بر اساس برنامه، استفاده از یک تابلوی اعلانات است. در این حالت یک تابلوی اعلانات یا چیزی شبیه آن روی دیوار قرار می‌گیرد و مراحلی که باید طی شود روی یک تکه کاغذ کوچک نوشته و روی این تابلو چسبانده می‌شود. به این ترتیب هر فرد می‌تواند وظایف خود (و البته وظایف دیگران) را ببیند و در نتیجه نوعی هماهنگی بین تیم ایجاد می‌شود.

سیستم «ترلو» هم بر اساس همین ساختار ساده و عینی ایجاد شده است.

آغاز کار با ترلو

ابتدا به نشانی http:‌/‌‌/‌trello.com‌/‌signup بروید. برای عضویت در ترلو می‌توانید هم به صورت مستقیم و هم از طریق حساب گوگل (همان حساب جیمیل‌تان) اقدام کنید.

پس از ایجاد حساب، وارد حساب کاربری‌تان شوید. صفحه‌ای ساده که متشکل از چند بخش است، برایتان ظاهر می‌شود.

چند اصطلاح مهم در ترلو

در ترلو با چند اصطلاح اصلی روبه‌رو می‌شوید که باید با مفهوم آنها آشنا باشید.

اولین اصطلاح «سازمان» (organization) نام دارد. این سازمان برای نمونه شرکت شما یا تیم شماست. شما می‌توانید به تعداد مورد نظر سازمان ایجاد کنید.

دومین اصطلاح بورد (Board) نام دارد که نقش همان تابلوی اعلانات برای یک پروژه را دارد و همه گام‌های پروژه و وظایف اعضا روی آن نوشته می‌شود. شما می‌توانید به تعداد دلخواه بورد جدید ایجاد کرده و در صورت اتمام کار آنها را بایگانی کنید. بورد در واقع زیر مجموعه سازمان است.

با ترلو می‌توانید پروژه‌های مختلف را براحتی در قالب تیم‌های مجازی مدیریت کنید

دومین اصطلاح «کارت» (Card) نام دارد. کارت مانند همان تکه کاغذهایی است که روی بورد چسبانده می‌شود و تک‌تک مراحل پروژه را نشان می‌دهد. هر بورد چند کارت (گام نوشته شده روی کاغذ) را دارد.

ایجاد یک پروژه جدید در ترلو

حال بیایید با هم یک پروژه جدید در ترلو تعریف کنیم. در سمت راست بالای سایت یک علامت + بزرگ می‌بینید. روی آن کلیک و عبارت New Board را انتخاب کنید.

ترلو از ما می‌خواهد نام آن را هم انتخاب کنیم. برای نمونه نام آن را «سایت مشتری» می‌گذاریم. در مرحله بعد می‌توانیم انتخاب کنیم آیا این بورد خصوصی، سازمانی یا عمومی است. بورد خصوصی (private) فقط از سوی خود شما قابل مشاهده است، بورد سازمانی (organization) توسط اعضای تیم و بورد عمومی (public) نیز از سوی همه کاربران ترلو قابل مشاهده خواهد بود.

بخش‌های پیش‌فرض هر برد

برای سهولت کار، یک بورد به صورت پیش‌فرض دارای سه بخش کارهایی که باید انجام شود (To Do)، کارهای در حال انجام (Doing) و کارهای انجام شده (Done) است. البته هیچ لزومی ندارد مطابق این فهرست‌ها عمل کنید، می‌توانید نام آنها را تغییر داده یا فهرست‌های جدیدی ایجاد کنید.

شیوه اضافه کردن کارت به یک بورد

حال می‌خواهیم به بخش کارهایی که باید انجام شود (To Do) چند گام اضافه کنیم. روی عبارت اضافه کردن یک کارت (Add a card) کلیک می‌کنیم و نام گام اول را می‌نویسیم. برای نمونه عبارت «طراحی لوگو» را وارد می‌کنیم و کلید Enter را می‌زنیم تا این گام در بورد ثبت شود.

اضافه کردن جزئیات به هر گام

یکی از مزیت‌های ترلو به سیستم سنتی تابلوی اعلانات این است که می‌توان جزئیات بیشتری را به هر گام اضافه کرد. در سمت راست هر گام یک مثلث کوچک رو به پایین قرار دارد (اکنون کنار عبارت «طراحی لوگو» آن را می‌بینید).

با کلیک روی آن منویی باز می‌شود که امکان اضافه کردن جزئیات را فراهم می‌کند.

گزینه اول برچسب (Labels) است. با کلیک روی این گزنیه چندین رنگ مختلف برایتان ظاهر می‌شود. می‌توانید برای هر یک از این رنگ‌ها مفهومی تعریف کنید. مثلا رنگ قرمز را «کار فوری» یا زرد را «کاری که باید با احتیاط انجام شود» تعریف کنید.

گزینه دوم اعضا (Members) است. چه کسانی باید این مرحله را انجام دهند؟ می‌توانید نام آنها را وارد کنید. برای نمونه در اینجا باید نام گرافیست تیم‌تان را وارد کنید.

گزینه سوم مهلت انجام (Due Date) است. می‌توانید تاریخ و حتی ساعتی را که آخرین مهلت تحویل کار است مشخص کنید.

گزینه چهارم انتقال (Move) نام دارد. با این گزینه می‌توانید این گام را به یک برد دیگر یا فهرست دیگر منتقل کنید یا حتی اولویت قرارگیری آن در فهرست فعلی را تغییر دهید.

گزینه پنجم اشتراک (Subscribe) است. در صورتی که این گزینه را انتخاب کنید، یک علامت کوچک به شکل چشم روی کارت ایجاد می‌شود. در این صورت هرگونه تغییری در این گام از سوی دیگر اعضا به اطلاع شما خواهد رسید.

گزینه ششم «کارهای دیگر» (More actions) نام دارد که دو گزینه اصلی کپی و چسباندن فایل را در خود دارد. با گزینه کپی می‌توانید این گام را کپی کرده و در بورد دیگری بچسبانید. گزینه چسباندن فایل هم امکان اضافه کردن هر نوع فایلی از رایانه، یک نشانی اینترنتی، گوگل درایو یا دراپ باکس را در اختیارتان قرار می‌دهد. علاوه بر این، هر یک از اعضا که می‌تواند یک کارت را ببیند، می‌تواند نظر خود را در مورد آن و در زیر کارت یادداشت کند.

همه چیز بایگانی می‌شود

یکی از ویژگی‌های جالب ترلو این است که هیچ چیز پاک نمی‌شود و در صورت نیاز نداشتن به یک کارت، بورد یا سازمان، می‌توانید گزینه Archive This List را انتخاب کنید و البته همیشه به این آرشیو دسترسی داشته باشید.

ترلو برای گوشی‌های هوشمند

یکی دیگر از ویژگی‌های برجسته ترلو، در دسترس بودن نسخه‌های ویژه تلفن‌های همراه هوشمند و قابلیت اتصال چند دستگاه به حساب کاربری است. در این صورت می‌توانید علاوه بر رایانه، با گوشی خود نیز از این سیستم مدیریت پروژه استفاده کنید. برنامک ویژه ترلو برای اندروید و نیز iOS در دسترس کاربران قرار دارد.

ترلو برای فارسی‌زبانان

از آنجا که تقویم ترلو میلادی است، ظاهرا یکی از برنامه‌نویسان ایرانی، نسخه هجری خورشیدی آن را نیز درست کرده است که با یک جستجوی ساده در اینترنت می‌توانید آن را بیابید.